Ürituste videosalvestus

Üritust ei saa uuesti võtta. Seepärast tehakse suurem osa tööst ära enne esimese külalise saabumist: vaatame koos korraldajaga ajakava läbi, märgime hetked, mis peavad kindlasti kaadrisse jääma, ja otsustame, kus kaamerad seisavad. Operaator on kohal enne algust, et kontrollida valgust, heli ja vaadet lavale.

Filmime reportaaži stiilis: ilma lavastamise ja pikkade duubliteta, segamata esinejaid ja külalisi. Kaadrisse jäävad saabumine, saal, esinejad, publiku reaktsioonid ja detailid, mis annavad edasi õhkkonna. Lühikesed intervjuud korraldaja, esinejate või külalistega teeme vaheaegadel, kui saalis on vaiksem.

Reportaaži paketis töötab üks operaator kuni kolm tundi. Konverentsil, kus ettekanded salvestatakse tervikuna, on vaja mitut kaamerat: üks jälgib esinejat, teine annab üldplaani. Mitme saali või paralleelse programmi korral on vaja 2-3 operaatorit.

Saatke meile ajakava koos kellaaegadega ja nimekiri hetkedest, mida ei tohi maha magada: avasõnad, auhindade üleandmine, peaesineja, toote esitlus. Määrake kohapeal üks kontaktisik, kes teab programmi muudatusi ja saab vajadusel operaatorile märku anda.

Uurige toimumiskohast, kas filmimine on lubatud, kuhu saab tehnika paigutada ja kes vastutab saali helitehnika eest. Halb heli on ürituste videote kõige sagedasem probleem: kajavas saalis ei päästa kaameramikrofon ettekannet, mistõttu kinnitame esinejale nööpmikrofoni. Esinejaid tasub sellest varem teavitada.

Külalisi tuleb filmimisest teavitada. Kõige lihtsam on lisada vastav lause kutsele või registreerimisvormile ning panna sissepääsu juurde silt. Esinejatelt küsige eraldi nõusolek ettekande avaldamiseks. Tiitrite jaoks vajame esinejate nimesid ja ametinimetusi õiges kirjapildis ning ürituse logo.

Reportaaži tulemus on 1-2-minutiline kokkuvõttevideo muusika ja tiitritega. Konverentsi paketis lisanduvad tervikuna salvestatud ettekanded ning lühikesed väljalõiked sotsiaalmeedia jaoks. Kokkuvõttevideo valmib tavaliselt rõhtsana (16:9) kodulehe ja YouTube'i jaoks, lühiklipid püstisena (9:16) Instagrami ja LinkedIni jaoks.

Lühike reportaaž valmib 5-7 päevaga, ettekannetega konverents 1-2 nädalaga. Kui video on vaja välja saata veel samal nädalal, on kiirmontaaž võimalik lisatasu eest, kuid see tuleb kokku leppida enne üritust, mitte pärast.

Kodulehel on mõistlik hoida ürituse videot YouTube'i mängijana, mis laaditakse alles vajutuse peale. Nii ei muutu ürituse leht aeglaseks ka siis, kui seal on kümme ettekannet. Ettekannetele saab lisada subtiitrid eesti, vene või inglise keeles, mis on abiks, kui publik on mitmekeelne.

Üritusel mängiv muusika jääb salvestusele, kuid seda ei saa lihtsalt video taustaks jätta. Sotsiaalmeedia platvormid tunnevad autoriõigusega kaitstud lood ära ning võivad heli vaigistada või video eemaldada. Seepärast paneme kokkuvõttevideole litsentsitud muusikakogust valitud pala ja ürituse heli jääb kõlama ainult seal, kus see on sisuliselt vajalik.

Kui üritusel esineb artist või bänd, on nende etteaste avaldamiseks vaja esineja nõusolekut. Sama kehtib ettekannete kohta: slaidid ja jutt kuuluvad esinejale. Filmitud materjali kasutamine lepitakse kokku pakkumises. Kui soovite lisaks valmis videotele ka toormaterjali, näiteks järgmise aasta ürituse reklaamiks, öelge seda ette.